PRÁCTICA DE ACCESS 2007

Hola! Hoy voy a mostrarles los pasos para crear una base de datos, crear tablas, relaciones, consultas, formularios e informes.

C37: CREAR UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DATOS

E1: Crear una Base de Datos en blanco

E2: Crear Tablas

Importar Datos desde un Archivo de Texto

Para cambiar el Formato y la Marcara de entrada, hacer clic AQUÍ

E3: Crear Relaciones

Para obtener información sobre la vista Hoja de datos hacer clic AQUÍ

E4: Crear un Formulario

• En la ficha Crear, en el grupo Formularios, hacer clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente para formularios;
• Elegir los campos de las tablas o consultas que se desea incluir en el formulario y hacer clic en siguiente;

• Elegir la distribución de los datos del formulario y hacer clic en siguiente;

• Elegir el estilo que se desea aplicar y hacer clic en siguiente;

• Agregar el titulo del formulario y hacer clic en finalizar.

E5: Crear un formulario que contenga un Subformulario

• En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, en Asistente para formularios.
• En la primera página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione una tabla o consulta. 
• NOTA: No importa la tabla o consulta que elija primero.
• Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir.
• En la misma página del asistente, en la lista desplegable Tablas y consultas, seleccione otra tabla o consulta de la lista. 
• Haga doble clic en los campos de esta tabla o consulta que desee incluir.
• Cuando haga clic en Siguiente, suponiendo que ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar el asistente, éste preguntará ¿Cómo desea ver los datos? , es decir, por qué tabla o consulta. El asistente mostrará un pequeño diagrama del formulario. El cuadro de la parte inferior del formulario representa el subformulario.
• En la parte inferior de la página del asistente, seleccione la opción Formulario con subformularios y haga clic en Siguiente.
• En la página ¿Qué distribución desea aplicar al subformulario? del asistente, haga clic en Tabular o en Hoja de datos dependiendo del diseño que desee para el subformulario. Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad. Se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla. Una vez hecha la selección, haga clic en Siguiente.
• En la página ¿Qué estilo desea aplicar? del asistente, seleccione un estilo de formato para el formulario. Si eligió Tabular en la página anterior, el estilo de formato que elija también se aplicará al subformulario. Una vez hecha la selección, haga clic en Siguiente.
• En la página final del asistente, escriba los títulos que desee para los formularios. 

También en esta página, especifique si desea abrir el formulario en la vista Formulario para que pueda ver o introducir información, o si desea abrir el formulario en la vista Diseño para que pueda modificar su diseño. Una vez hecha la selección, haga clic en Finalizar. Access crea dos formularios: uno para el formulario principal que contiene el control de subformulario y otro para el propio subformulario.

Manejar controles en diseño de Formulario

E6: Crear una Consulta Sencilla

E7: Validar un campo mediante el Generador de Expresiones

E8: Agregar criterios a una Consulta

E9: Crear una Consulta Resumen

E10: Crear una Consulta de referencia Cruzada

E11: Crear un Informe

Hacer clic en la pestaña crear, luego en la sección informes, asistente para informes, y seguir las instrucciones que se aparecen en el cuadro de dialogo del asistente para informes.

Agrupar y ordenar en diseño de Informe

Espero que hayan entendido como realizar una base de datos. Nos vemos en la próxima publicación !

Saludos!!! 

   Paola Coronel

Reflexión: Luego de haber experimentado todos estos pasos relacionados con la creación de una base de datos, puedo decir que fue una linda experiencia, un poco tediosa pero con objetivos cumplidos. Entendí lo importante que es conocer y manejar criterios de bases de datos para aplicarlos en un futuro a una organización para un mejor manejo de la información de la misma.
Dificultades:

1) El desconocimiento total de este software hizo que me detenga a leer apuntes y ver vídeos tutoriales con diferentes formas de hacer las cosas, lo cual me llevo mucho tiempo;

2) Saber para qué sirve cada propiedad de los campos y como se utilizan cada una;

3) Entender el sistema de las relaciones entre tablas

4) Realizar una consulta de referencias cruzadas

5) Agregar criterios a una consulta

Errores:

Al momento de realizar las relaciones coloque distintos tipos de datos en los campos y cuando realizaba la relación no me permitía y saltaba “error”. Debía colocar el mismo nombre del campo en la tabla a la cual quería relacionar y con el mismo tipo de datos.

Fuentes:

1. Sitio AulaClic consultado en Julio de 2013
2. Sito Youtube, Canal AulaClic, consultado en Julio de 2013