C36: CONOCER LA TERMINOLOGÍA Y CONCEPTOS PRINCIPALES SOBRE ACCESS 2007
Hola, después de unas merecidas vacaciones, he vuelto para compartir con ustedes este tema.
¿Qué es Access?
Es un Sistema de gestión de bases de datos relacionales (SGBD) incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.
¿Qué es una base de datos?
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de datos relacionados con un tema en particular. La finalidad es obtener información confiable y actualizada para la toma de decisiones en una organización. Éstas permiten manipular gran cantidad de datos en forma rápida y sencilla, ya que se simplifican tareas tales como la búsqueda de datos específicos, la organización y el ordenamiento de los datos.
¿Qué es una base de datos relacional?
Una base de datos relacional es un conjunto de una o más tablas estructuradas en registros (líneas) y campos (columnas), que se vinculan entre sí por un campo en común, en ambos casos posee las mismas características como por ejemplo el nombre de campo, tipo y longitud; a este campo generalmente se le denomina ID, identificador o clave. A esta manera de construir bases de datos se le denomina modelo relacional.
Principales componentes de una base de datos
E1: Tablas: es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
E2: Formularios: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
¿Qué es un formulario como panel de control?
Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Access crea automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. El panel de control tiene botones en los que se puede hacer clic para abrir formularios e informes (o para abrir otros paneles de control que contengan otros formularios e informes), salir de Access o personalizar el panel de control. Se puede crear un panel de control similar al que crea el Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control. Los formularios del panel de control residen con los demás formularios en la base de datos.
E3: Informes: Los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
E4: Consultas: Es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar para ver y analizar datos, como base para formularios e informes, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla.
A la respuesta de la consulta de la denomina “hoja de respuestas dinámicas”, porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja, es actualizado en la (s) tabla (s) correspondientes.
Una consulta no contiene datos sino que es un conjunto de instrucciones para seleccionar y mostrar los registros en una o varias tablas.
¿Qué es una clave principal?
Proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.
¿Qué es un índice en una tabla?
Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Si el índice se define sobre varias columnas, los registros se ordenarán por la primera columna, dentro de un mismo valor de la primera columna se ordenarán por la segunda columna, y así sucesivamente.
Cuando se añaden, modifican o se borran filas de la tabla, el sistema debe actualizar los índices afectados por esos cambios lo que supone un tiempo de proceso mayor. Por estas razones no es aconsejable definir índices de forma indiscriminada.
Tipos de datos que se pueden utilizar en un campo de una tabla
*Autonumérico: Números que se generan automáticamente para cada registro.
*Moneda: Valores monetarios.
*Fecha/Hora: Fechas y horas.
*Hipervínculo: Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.
*Memo: Bloques de texto extensos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.
*Número: Valores numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
*Objeto OLE: un objeto, como un documento de Word, vinculado o incrustado en una tabla de Access.
*Texto: Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.
*Sí/No: Valores booleanos. (Valores Si –No; verdadero-Falso; Activado-desactivado).
*Asistente para búsquedas: ayuda a crear un campo de búsqueda. Un campo de búsqueda muestra una lista de valores recuperada de una tabla o consulta o un conjunto estático de valores que se ha especificado al crear el campo.
¿Qué se debería tener en cuenta a la hora de diseñar una base de datos?
Para ello se debe tener en cuenta:
Determinar la finalidad de la base de datos:
-Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
-Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
-Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.
Determinar los campos necesarios en la base de datos: A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:
- Incluya toda la información que necesite.
- Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles.
- No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos.
- No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
- No cree campos que sean similares entre sí.
Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos: Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita.
Determinar a qué tabla pertenece cada campo:
- No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.
Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.
Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro: este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
Determinar las relaciones entre las tablas: Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.
Perfeccionar el diseño: Es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño.
Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos: Es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas.
Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access: Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos:
El Analizador de tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras y relaciones de tablas, si es conveniente, y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas, si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.
Esto es todo....espero que les sea útil esta información.!!
Saludos! ... Paola Coronel
Reflexión: Office Access 2007 proporciona una experiencia completamente nueva para mí, versiones anteriores no contaban con la interfaz de usuario de office fluent, un nuevo panel de navegación y una vista de ventanas por fichas. Esto hace que sea más fácil utilizar dicho software. Incluso sin tener experiencia con bases de datos, cualquier usuario puede realizar un seguimiento de la información y crear informes para tomar decisiones mejor fundadas.
Fuentes:
- Sitio : Office Microsoft, consultado el 11 de agosto de 2013.
- Apunte elaborado por la cátedra de Informática, denominado “introducción a MS-Access 2007”, ciclo lectivo 2013.
- Sitio Wikipedia, consultado el 10 de agosto de 2013.
- Ayuda de Access
- Sitio AulaClic, consultado el 11 de agosto de 2013.
Buenas tardes Pao! Muy buen post, super completo!! Saludos!
ResponderEliminarPaola muy interesante el post sobre Access!
ResponderEliminarSaludos!
Pao..
ResponderEliminarMuy buen post.. excelente la información que brindas, sobre los conceptos básicos que debemos conocer sobre Access!! besos