Blogfolio de Paola Coronel: PRÁCTICA DE MS-OFFICE EXCEL 2007

Hola a todos....hoy quiero explicarles algunas competencias que he adquirido sobre el uso de este software.

C40: Configuraciones Básicas

E1: Mostrar Ficha Programador

Para ello, nos dirigimos a iniciar Excel e ir al botón inicio, hacer clic en opciones de Excel, luego en la sección más frecuentes, y tildar dicha opción. Por ultimo hacer clic en Aceptar.

E2: Incluir el Número de Hojas

Otra opción que puede resultarte útil es que predetermines el número de hojas que debe crear Excel al momento de crear nuevos libros.

E3: Proteger Hoja

E4: Estilos de Referencia

Para evitar confusiones, es aconsejable que destildemos dicha opción. De este modo veras las columnas con letras (A; B; C…) y las filas enumeradas (1, 2, 3…).

Para ello, hacer clic en botón inicio, después en opciones de Excel, luego en la sección de fórmulas y finalmente destildar la opción anteriormente mencionada. Por último hacer clic en aceptar.

E5: Información de Autorrecuperación

La característica Autorrecuperación guarda copias de todos los archivos de Excel a intervalos fijos que puede definir el usuario. Los archivos se pueden recuperar si Excel se cierra de modo inesperado, por ejemplo, durante una interrupción del suministro eléctrico.

Para definir el intervalo, hay que dirigirse al botón inicio, opciones de Excel, sección Guardar y tildar la opción mencionada y definir los minutos de autorrecuperación. Finalmente hacer clic en aceptar.

E6: Opciones de Edición

Después de escribir datos en la celda de una hoja de cálculo, puede presionar ENTER para mover el cursor a otra celda contigua.

Pasos:

1. Hacer clic en el botón de Office y, a continuación, en Opciones de Excel.

2. Hacer clic en Avanzadas.

3. En Opciones de edición, activarla casilla que figura en la imagen.

E7: Autocompletar

Sirve para repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna y escribir datos de forma rápida.

Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente.

Pasos:

1. Hacer clic en el botón de Office y, a continuación, hacer clic en Opciones de Excel.

2. Para activar hacer clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

E8: Mostrar un número de documentos recientes

Cambia el número de documentos que se muestran en la lista de documentos recientes.

Pasos:

1. Hacer clic en el botón de Office y, a continuación, en Opciones de Excel.

2. Luego hacer clic en Avanzadas, y en la sección "guardar" determinar el número de documentos para mostrar.

3. Hacer clic en aceptar.

E9: Personalizar la Barra de Acceso Rápido

Pasos:

1. Hacer clic en el botón de inicio, luego en opciones de Excel, y después hacer clic en la sección PERSONALIZAR:

2. Agregar a la columna derecha todos los comandos de uso frecuente;

3. Finalmente hacer clic en aceptar.

E10: Complementos

El complemento Solver es un programa de complemento de Microsoft Office Excel que está disponible cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para utilizarlo en Excel primero lo debe cargar.

Pasos:

1. Hacer clic en el botón de Office y, a continuación, clic en Opciones de Excel.

2. Hacer clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccionar Complementos de Excel.

3. Hacer clic en Ir.

4. En el cuadro Complementos disponibles, activar la casilla de verificación Complemento Solver y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

C41: Combinar Celdas

Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada.

E1: Pasos:

1. Seleccione las celdas adyacentes que desee combinar. Compruebe que los datos que desea ver en la celda combinada se encuentren en la celda superior izquierda del rango seleccionado. Únicamente los datos de la celda superior izquierda permanecerán en la celda combinada. Los datos de todas las demás celdas del rango seleccionado se eliminarán.

2. En el grupo Alineación de la ficha Inicio, haga clic en Combinar Celda.

Cambiar el nombre a una Hoja de Datos y el Color de Etiqueta

Pasos:

1. Hacer Clic derecho sobre el nombre de la hoja que predeterminadamente Excel le asigna el nombre “hoja1”.

2. Hacer clic en “cambiar nombre” y ahí escribir el nombre que se desee.

Para cambiar el color de etiqueta, después de realizar los pasos anteriormente mencionados, hacer clic en “color de Etiqueta” y elegir el que más te guste. En esa imagen se puede ver también la opción para eliminar o insertar una hoja de datos, haciendo clic en “eliminar” o “insertar” respectivamente.

C42: Referencias

Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias:

E1: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula.

Supongamos el ejemplo: =SUMA(A1;B1) da como resultado 5.

=SUMA(A2;B2) es 12

=SUMA(A3:B3) es 7.

Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2.

E2: Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .

E3: Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, en donde las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Supongamos el ejemplo:

Si copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 .

Como cambiar el tipo de referencia

Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...).

C43: Inmovilizar o bloquear filas y columnas

Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas específicas que permanecen visibles al desplazarse por la hoja de cálculo. Es decir, se mantiene visible la cabecera de la hoja de cálculo.

Para bloquear filas, seleccione la fila situada debajo del punto en el que desea que aparezca la división.
Para bloquear columnas, seleccione la columna situada a la derecha del punto en el que desea que aparezca la división.
Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda situada por debajo y a la derecha del punto en el que desea que aparezca la división.

E1: Pasos:

En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y, a continuación, haga clic en la opción que desea.

C44: Insertar una Función:

E1: Pasos

1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

3. Elegir la opción Insertar función. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado o seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir “Todas”.

E2: Ejemplo de insertar función SUMA

Cuento con una tabla que contiene los siguientes datos:

Quiero sumar todos los importes de las cuatro municipalidades. Los pasos son:

1. Escribir en la celda de Total =SUMA(

2. Luego seleccionar todos los importes que queremos sumar y cerramos el paréntesis.

3. Dar ENTER.

E3: Ejemplo de insertar Función SI: Suponga que tiene las cifras de los gastos actuales y los presupuestados de esta manera:

Crear una nueva columna con el nombre de “evaluación”. Ubíquese en la celda en la cual quiere obtener la evaluación. Por ejemplo en la columna evaluación, posicionarse en la celda ENERO. Luego hacer clic en la ficha Formulas, insertar función, SI.

Es la casilla Prueba_lógica escriba la condición a evaluar, es decir, cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Para este ejemplo evalúe si los gastos actuales son mayores que los presupuestados.

En la casilla Valor_si_verdadero escriba el valor que se devolverá si la condición a evaluar (prueba_lógica) es VERDADERA. Si prueba_lógica es VERDADERA y esta casilla aparece vacía la función devuelve VERDADERO. Esta casilla puede ser texto o puede ser una fórmula. Para este ejemplo escriba “Excedido”

En la casilla Valor_si_falso escriba el valor que se devolverá si la condición a evaluar (prueba_lógica) es FALSA, si se omite el argumento de esta casilla, la función devuelve FALSO. Para este ejemplo escriba “ Exacto”.

E4: Ejemplo de Insertar Función SI Anidada

Tomando como base los datos del caso anterior, se desea conocer si:

Los gastos actuales son menores que 3000, son “bajos”.
Si son mayores que 3000 pero menores que 4000, son “justos".
Si son iguales o mayores que 4000, son “altos”.

Para evaluar estas condiciones, realice lo siguiente:

1. Cree una nueva columna con el nombre de observaciones.

2. Seleccione la función Si.

3. En la casilla Prueba_lógica, evalué si los gastos actuales son menores que 3000. Si esta condición se cumple los precios son Bajos. Sino son Altos.

4. Ubíquese en la casilla Valor_si_falso y evalué si los gastos son menores que 4000 si esto se cumple los precios son justos, puesto que son mayores que 3000 pero menores que 4000.

5. La última condición es si los precios no son menores que 3000 (primera condición) o no están entre 3000 y 4000 (segunda condición), necesariamente deben ser mayores que 4000 y son “altos”.

6. Pulse el botón “Aceptar” y obtendrá el siguiente resultado:

Ejemplo de insertar Función SUMAR.SI

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Supongamos que se desea:

Sumar las comisiones para los valores de propiedad superiores a 160000.
Sumar los valores de propiedad superiores a 160.000.
Sumar las comisiones para los valores de propiedad igual a 300.00.

Ejemplo de insertar función SI.FECHA
Es una función en Excel a la cual no tenemos acceso desde el catálogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las últimas 7 versiones del programa incluyendo la versión 2010 de Excel. Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos permitirá elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días, meses o años.

La sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente: =SIFECHA(FECHA INICIAL;FECHA FINAL;tipo) siendo tipo donde especificaremos la unidad de medición de tiempo que deseamos utilizar. A continuación la tabla de posibles valores para este tercer argumento:

A continuación, se expone un vídeo tutorial con un ejemplo de aplicación de dicha función.

Ejemplo de Función PROMEDIO

C45: Insertar Función Indice y Coincidir

E1: Ejemplo de insertar Función INDICE y COINCIDIR

En el siguiente vídeo tutorial se podrán apreciar los pasos para aplicar cada una de estas funciones.

En la siguiente imagen se puede observar un ejemplo del alumno Martínez Diego, en donde la función Coincidir nos dice que dicho alumno se encuentra en la fila 7 y la materia Informática se encuentra en la columna 4; y la función Índice nos muestra la nota que obtuvo ese alumno en la materia informática.

C46: Validación de Datos

E1: Pasos:

1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el menú con las opciones disponibles.

2. En la pestaña de Datos, vamos a Herramientas de Datos y al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo menú con tres opciones:

3. Seleccionamos Validación de datos. Se despliega un menú como el de la siguiente figura.

4. Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En nuestro ejemplo, tenemos una lista específica con los departamentos que necesitamos que estén disponibles. Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable. En este caso, el Origen son las celdas con los nombres de los departamentos que aparecerán luego en la lista desplegable.

5. Hacer clic en Aceptar.

Ejemplo:

Función PAGO

El siguiente vídeo muestra la descripción de dicha función y al final un ejemplo de aplicación.

Función NPER

Este tutorial presenta como utilizar la Función NPER, que nos sirve para encontrar el número de periodos de un préstamo.

Función TASA

Ahora es el turno de explicar dicha función, para ello otro vídeo tutorial con un ejemplo.

Por ahora, esto es todo amigos!!!!

Hasta la próxima....

Saludos!!!.......... Paola Coronel

Reflexión: considero importante aprender a realizar todos estos pasos a fin de poder aplicarlos en cualquier ámbito académico y/o laboral.

Fuentes:

Sitio Loogix par crear Gif animados, consultado el 15 de septiembre de 2013.

Url: www.loogix.com

Sitio Office de Microsoft, consultado el 16 de septiembre de 2013.

Url: http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/cargar-el-complemento-solver-HP010021570.aspx

Sitio AulaClic

Url: http://www.aulaclic.es/excel2007/b_4_2_1.htm, consultada el 16 de septiembre de 2013.

Documento “Excel 2007.pdf”; Autores Yelitza Barbosa Ascanio y Rodrigo Acosta Sarmiento, de la UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA, FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES, consultado el 15 de septiembre de 2013.
Sitio YouTube, Video "Función Indice y Coincidir", consultado el 15 de septiembre de 2013.

Url : https://www.youtube.com/watch?v=2TpRjMfEIGk