INTRODUCCIÓN TEÓRICA A MS-OFFICE EXCEL 2007

Hola, en esta publicación voy a realizar una introducción a los conceptos básicos de Excel que son necesarios para utilizar dicho software.

Microsoft Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo incluido en el paquete de Office. Es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas.

Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo, mismo libro o incluso a partir de valores alojados en otros libros de Excel.

Microsoft Excel 2007 fue creada para facilitar el trabajo de las personas, ya que los comandos y las funciones están organizadas de tal manera que facilitan el manejo de esta. Se exponen a continuación en un Power Point dichas funciones:

OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Existen 4 tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

• Operadores aritméticos: Realizan operaciones matemáticas básicas, combinan y producen resultados numéricos. Estos operadores son:

• Operadores de comparación: Estos operadores son utilizados para producir valores lógicos, es decir, FALSO o VERDADERO. También debe colocarse antes de la fórmula el signo (=).

• Operador de texto: Este operador sirve para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto:

• Operadores de referencia: Estos operadores sirven para combinar rangos de celdas para los cálculos:

Orden de evaluación de los operadores 

El orden en que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiarse el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo: Las fórmulas siempre comienzan por un signo (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (Los operadores), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la formula.

Prioridad de operadores: Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una formula contiene operadores con la misma prioridad, Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Uso de paréntesis: Para cambiar el orden de evaluación, se escribe entre paréntesis la parte de la formula que se calculará en primer lugar.

Fórmulas que producen Valores de Error 

Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores. 

Excel dispone de 3 métodos o técnicas para la identificación de errores:

• Cuadro de dialogo : Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error. 
• Símbolo parte superior izquierda de la celda : Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.
• Valor en la celda: Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda:

Funciones

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de un asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Tipos de funciones :A continuación se expone un Power Point con las diferentes categorías de funciones, a fin de resumir cada una de ellas.

Validación de Datos

La validación de datos permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Contiene tres categorías:

• Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones. 
• Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que están fuera de estos rangos. 
• Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.

Además se divide en 3 pestañas:

• Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos. Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”. En este caso, el Origen son las celdas con los nombres de los departamentos que aparecerán luego en la lista desplegable. 
• Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validación. 
• Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos. A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores. 

- Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.

- Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.

- Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados. 

Formato Condicional: Permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de fuente y trama. Excel ofrece algunas alternativas:

 

Espero que les sea útil esta publicación!!!

 Saludos!!!!                                      Paola Coronel

Reflexión: Excel es una herramienta de trabajo que actualmente se utiliza en todas las empresas, por eso es muy importante comprender su finalidad y los beneficios que podemos obtener con el uso de este software.

Fuentes:

• Sitio Loogix par crear Gif animados, consultado el 15 de septiembre de 2013. Url: www.loogix.com
• Documento "MS Excel 2007 Avanzado y Macros.pdf" : Autora Ing. Patricia Acosta V., MSc., consultado el 15 de septiembre de 2013.
• Documento “Excel 2007.pdf”; Autores Yelitza Barbosa Ascanio y Rodrigo Acosta Sarmiento, de la UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA, FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES, consultado el 15 de septiembre de 2013.