LAS ORGANIZACIONES Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Hola compañeros, hoy voy a hacer un repaso de los conceptos vistos en clases. Para empezar voy a definir: 

¿Qué es la administración?

La Administración es la ciencia social y técnica que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines que persiga la organización.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Áreas funcionales de estudio de la Administración 

* Administración financiera ó Finanzas corporativas 

* Administración comercial (marketing ó mercadotecnia) 

* Administración de la producción u operaciones; 

* Administración de Recursos humanos

También se pueden encontrar los departamentos de: 

* Organización y método; 

* Administración de la Planificación estratégica; 

* Gestión del conocimiento; 

* Gestión de proyectos, 

* Administración de la cadena de suministro y Logística.

* Administración de las Tecnologías de Información: Tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la administración.

Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito.

Concepto de Sistema

“Conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen un resultado superior a la simple agregación de los elementos y distinto de ella” (SAROKA Y COLLAZO, 1999).

Los elementos de los sistemas pueden ser de diferentes tipos. Pueden ser objetos, como es el caso de una computadora. Pueden ser conceptuales, como en un lenguaje de programación. Y pueden ser sujetos, como las personas integrantes de una determinada empresa. 

El Sistema Administrativo

Sistema que a través del procesamiento de todos los elementos administrativos que surgen de la realización de las tareas organizacionales, produce la información necesaria para todos los niveles de la organización y, además, provee los archivos y registros necesarios para generar aquella información. Es el medio donde las políticas adoptadas por el nivel superior de la organización se traducen en múltiples decisiones que resuelven problemas específicos cotidianos que conforman, en conjunto, la actividad de la organización. A través de él se registran, conservan y transmiten los soportes informativos de las decisiones adoptadas, además de captar, elaborar y transmitir datos a los centros decisorios para poder, de esa manera, realizar el control y cerrar el circuito de actividades.

Los sistemas de información 

Es un extenso sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos que transforman los datos en información, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas se desarrollen más eficientemente. Son subsistemas de los sistemas administrativos.

Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías: 

• Personas
• Datos
• Actividades o técnicas de trabajo
• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Una parte de la administración en los sistemas de información utilizado en muchas empresas es el Sistema de Información Gerencial (SIG), el cual se constituye de la interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, que en conjunto son llamados sistemas de información. Su objetivo principal es solucionar los problemas empresariales que surjan día a día.

Los SIG o MIS se diferencian de los sistemas de información comunes cuando al analizar la información utilizan sistemas distintos para llevar a cabo las actividades operacionales de la organización. En general un SIG es un sistema integrado usuario-máquina cuya finalidad es proveer de información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa, para ello toma como herramientas principales equipos de cómputo con un software especializado, procedimientos, manuales y modelos para el análisis a su vez éstas herramientas van de la mano con la planificación, el control y la toma de decisiones.

Tipos de sistemas de información desde un punto de vista empresarial 

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa. Ejemplos: facturación, cuentas por pagar, etc.

Sistemas de información gerencial (MIS)

Orientados a solucionar problemas empresariales en general. 

Sistemas de soporte a decisiones (DSS)

Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. 

Sistemas de información ejecutiva (EIS)

Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan información estratégica para las empresas. 

Sistema Planificación de Recursos (ERP):

Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema 

Sistemas de información estratégicos

Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. 

Esto es todo amigos!!!

Reflexión: Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización 

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización. Un sistema de información debe brindar la totalidad de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea. 

Fuentes: 

• Sitio “Xtrategy.com”, consultado el 27 de octubre de 2013.

URL: http://www.xtrategy.com.mx/index.php/79-administracion-administracion/81-queeslaadministracion

• Sitio “Wikipedia”, consultado el 27 de octubre de 2013.

URL: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_información

URL: http://es.wikipedia.org/wiki/Administración_de_las_Tecnologías_de_Información

• Libro: “Organizaciones, Procedimientos y Estructuras”, de Jorge Volpentesta. Capítulo 2 y 3.
• Libro: “Estudios de Sistemas de Información para la Administración”. Capítulo 4 y 5.
• Apuntes de cátedra, elaborados por el profesor Fabián Bertocchi.